Wer einen Dienstwagen zur Verfügung hat und trotzdem mit dem privaten Pkw auf Dienstreise geht, riskiert steuerliche Nachteile.
Der Bundesfinanzhof hat in seinem Urteil vom 21.01.2026 entschieden, dass die dadurch entstehenden Kosten in bestimmten Fällen nicht als Werbungskosten abziehbar sind (Az. VI R 30/24).
Sachverhalt
In dem vom Bundesfinanzhof (BFH) zu entscheidenden Fall hatte ein Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur Verfügung. Für bestimmte Dienstreisen nutzte er trotzdem seinen privaten Pkw und wollte die dabei entstandenen Kosten steuerlich als Werbungskosten geltend machen.
Das Finanzamt ließ die Fahrtkosten des Klägers nicht zum Abzug zu. Der BFH gab ihm recht und stellte klar, dass solche Aufwendungen der privaten Lebensführung zuzuordnen und daher steuerlich nicht abziehbar sind, wenn ein Dienstwagen zur Verfügung steht und dessen Nutzung zumutbar gewesen wäre. Das Gericht verwies dabei insbesondere auf § 4 Abs. 5 Nr. 7 i. V. m. § 9 Abs. 1 EStG.
Kernaussage der Entscheidung
Der BFH führt aus, dass ein „ordentlicher und gewissenhafter Steuerpflichtiger“ die Mehrkosten, die entstehen, weil er statt des Dienstwagens den privaten Pkw nutzt, nicht auf sich nehmen würde. Dies hat zur Folge, dass die so entstehenden Kosten nicht als Werbungskosten berücksichtigt werden können – selbst wenn die Fahrt beruflich (mit-)veranlasst war.
Mit anderen Worten: Wer ohne zwingenden Grund statt des zur Verfügung stehenden Dienstwagens sein privates Fahrzeug einsetzt, trägt das Kostenrisiko privat.
Was müssen Arbeitnehmer*innen mit Dienstwagen bei Dienstreisen beachten
Für Arbeitnehmer*innen mit Dienstwagen heißt das:
- Dienstwagen nutzen: Steht für die Dienstreise ein Dienstwagen bereit, sollte dieser genutzt werden. Nur so lassen sich steuerliche Nachteile vermeiden.
- Privatwagen birgt Risiko: Die zusätzlichen Kosten für den privaten Pkw sind in der Regel steuerlich nicht abziehbar, wenn keine sachlichen Gründe gegen den Dienstwagen sprechen.
- Private Motive sind steuerlich irrelevant: Allein persönliche Vorlieben (z. B. „Mein eigenes Auto ist bequemer“) rechtfertigen keinen Werbungskostenabzug.
Was sollten Unternehmer*innen und Selbstständige bei Dienstwagen beachten
Auch für Selbstständige und kleine Unternehmen ist das Urteil relevant. Sie sollten daher folgende Faktoren genauer betrachten:
- Reisekostenrichtlinien: Interne Regelungen zur Nutzung von Dienstwagen vs. Privatfahrzeugen sollten klar und nachvollziehbar gestaltet sein.
- Dokumentation: Es sollte klar dokumentiert werden, wann und warum ein Dienstwagen genutzt wird – bzw. warum ausnahmsweise das Privatfahrzeug eingesetzt wird.
- Gestaltungsspielräume nutzen: Eine durchdachte Dienstwagen- und Reisekostenpolitik kann helfen, steuerliche Risiken zu minimieren und Diskussionen mit der Finanzverwaltung zu vermeiden. Obendrein sorgt sie neben der gewünschten Mitarbeiterbindung auch für Kosteneffizienz, Rechtssicherheit und nicht zuletzt auch für die Erreichung von Nachhaltigkeitszielen.
Wir unterstützen unsere Mandanten dabei, eine steuerlich sinnvolle Gestaltung bei der KFZ-Nutzung zu finden und entsprechende Dienstwagen- und Reisekostenregelungen auszuarbeiten.
Verfahrensgang:
Niedersächsisches Finanzgericht v. 18.09.2024, Az. 9 K 183/23
Bundesfinanzhof v. 21.01.2026, Az. VI R 30/24
Stand: 30.09.2026
Ansprechpartner / Verfasser:
Peter Kossatz (Steuerberater)
Kontaktdaten:
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