Arbeitsverträge

Das Nachweisgesetz hat bislang Arbeitgeber*innen dazu verpflichtet, Arbeitnehmer*innen ein eigenständig unterzeichnetes Schriftstück auszuhändigen, das den Nachweis über die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses beinhaltet. Viele Arbeitgeber*innen haben aus Vereinfachungsgründen die Niederschrift über die wesentlichen Vertragsbedingungen und den eigentlichen Arbeitsvertrag in einem Dokument verbunden, und zwar regelmäßig dem Arbeitsvertrag. Dies führte faktisch dazu, dass hierdurch für alle in dieser Form geschlossenen Arbeitsverträge das Schriftformerfordernis galt. Durch das 4. Bürokratieentlastungsgesetz ändert sich nun das Nachweisgesetz.

Für die im Nachweisgesetz festgelegten wesentlichen Vertragsbedingungen muss nicht mehr zwingend die Schriftform eingehalten werden. Nach § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG kann das Dokument auch elektronisch [in Textform (i.S.v. § 126b BGB) abgefasst] erstellt und übermittelt werden, sofern

– der Zugang zum Dokument möglich ist

– das Dokument gespeichert und gedruckt werden kann und

– der/die Arbeitnehmer*in zur Empfangsbestätigung aufgefordert wird.

Damit entfällt für die meisten Arbeitsverträge das faktische Schriftformerfordernis (abgesehen von gesetzlichen (§ 2 Abs. 1 S. 3 NachwG) sowie tariflichen Ausnahmen und Beschränkungen. Gleichwohl entbindet das Arbeitnehmer*innen nicht, das ihnen in Textform unterbreitete Vertragsangebot auch anzunehmen. Dies wäre zukünftig aber auch im Wege der digitalen Unterschrift oder mittels DocuSign möglich.

Arbeitnehmer*innen können jedoch auch nach neuem Recht weiterhin eine Niederschrift der Vertragsbedingungen verlangen.

Arbeitszeugnis

Auch bei Arbeitszeugnissen ist nicht mehr zwingend die Schriftform einzuhalten. Wenn Arbeitnehmer*innen zustimmen, darf dieses nun auch elektronisch übermittelt werden, sofern es mit einer elektronischen Signatur versehen wird (§ 109 GewO iVm § 126a BGB).

Aushangpflichten

Die meisten der auszulegenden bzw. auszuhängenden Gesetze und Informationen können Beschäftigten nunmehr auch über die im Unternehmen vorhandene Informations- und Kommunikationstechnik, sprich elektronisch (wie z.B. Intranet), zur Verfügung gestellt werden. Dies betrifft sowohl für das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz, das Arbeitszeitgesetz, § 61b Arbeitsgerichtsgesetz, die Beschwerdestelle, das Mutterschutzgesetz, als auch das Jungendarbeitsschutzgesetz, Einladungen zu Betriebsratswahlen.

Leider gilt dies noch nicht einheitlich für alle gesetzlichen Vorschriften. So sind beispielsweise das Ladenschlussgesetz oder die Schwerbehindertenvertretungswahl noch immer durch Aushänge bekannt zu machen. Eine gute Übersicht über aushangpflichtige Gesetze bietet der Bundesverband Deutscher Sachverständiger und Fachgutachter e.V.

Bemessungsgrößen Sozialversicherung

2025 gelten die Bemessungsgrößen der Sozialversicherung erstmals einheitlich für ganz Deutschland. Die Unterscheidung nach alten und neuen Bundesländern fällt in der Rentenversicherung weg.

Für die allgemeine Rentenversicherung sowie die Arbeitslosenversicherung wird die Beitragsbemessungsgrenze auf monatlich 8.050 EUR angehoben. Die Bezugsgröße für versicherungspflichtige Selbstständige liegt 2025 bei 3.745 EUR.

In der knappschaftlichen Rentenversicherung liegt die Einkommensgrenze nunmehr monatlich bei 9.900 EUR.

Die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung wird 2025 auf 66.150 EUR jährlich angehoben. Dies entspricht einem monatlichen Einkommen von 5.512,50 EUR brutto. Auch die Grenze, bis zu welcher Arbeitnehmer*innen gesetzlich krankenversichert sein müssen (Versicherungspflichtgrenze), wird spürbar angehoben und zwar von 69.300 EUR auf 73.800 EUR jährlich, mithin 6.150 EUR monatlich.

Elternzeit-/Pflegeanträge

Hier hat das Bürokratieentlastungsgesetz für Erleichterungen gesorgt. Ab dem 01.05.2025 können Anträge rund um die Elternzeit (Inanspruchnahme von Elternzeit, Verringerung und Verteilung der Arbeitszeit – §§ 15, 16 BEEG) in Textform gestellt und entsprechend beantwortet werden.

Ebenso wurde im Pflegezeitgesetz und im Familienpflegezeitgesetz das Schriftformerfordernis durch die Textform ersetzt, sodass auch hier Anträge in elektronischer Form gestellt werden können und zwar bereits seit Ende 2024.

Entgelttransparenzrichtlinie

Wie wir bereits in unserem Beitrag zur Entgelttransparenzrichtlinie (ETRL) und deren Umsetzung hingewiesen haben, ist diese von allen Mitgliedsstaaten bis Juni 2026 umzusetzen. Der deutsche Gesetzgeber hat es zwar nach wie vor noch nicht geschafft, ein entsprechendes Gesetz auf den Weg zu bringen, allerdings raten wir dringend dazu, mit den Vorbereitungsarbeiten in diesem Jahr zu beginnen.

Kurzarbeit

Am 18.12.2024 beschloss das Bundeskabinett, die Bezugsdauer für Kurzarbeitergeld auf bis zu 24 Monate insgesamt zu verlängern. Damit soll für Unternehmen mehr Planungssicherheit in schwierigen Zeiten geschaffen werden. Der hierzu vorgelegte Regierungsentwurf ist zum 01.01.2025 in Kraft getreten. Die Verordnung und die Verlängerung der Bezugsdauer ist befristet bis 31.12.2025.

Mindestlohn

Ab dem 01.01.2025 steigt der gesetzliche Mindestlohn um 0,41 EUR auf 12,82 EUR je Zeitstunde (4. Mindestlohnanpassungsverordnung). Dies wirkt sich auf die Höhe der Minijobgrenze aus, die sodann bei 556 EUR liegt. Eine unplanmäßige Überschreitung ist höchstens zwei Monate im Jahr zulässig, maximal bis 1.112 EUR, sprich maximal 7.784 EUR jährlich.

Pflegeversicherungsbeitrag

Ab dem 01.01.2025 steigt der Beitragssatz in der gesetzlichen Pflegeversicherung um 0,2% auf 3,6% (Pflege-Beitragssatz-Anpassungsverordnung 2025). Dieser wird zumeist hälftig von Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*in getragen. In Sachsen verteilt sich dieser Beitrag anders, und zwar 1,3% für Arbeitgeber*in und 2,3% für Arbeitnehmer*in.

Bei kinderlosen Beschäftigten, die mindestens 23 Jahre alt sind, kommt – bundeslandunabhängig – ein Zuschlag von 0,6% hinzu. Diesen Zuschlag tragen die Beschäftigten allein.

Prüfung der Sozialversicherungen

Bereits seit dem Jahr 2023 ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) grundsätzlich verpflichtend. Ab dem Jahr 2025 wird diese Pflicht auch auf die für die Prüfung relevanten Daten der Finanzbuchhaltung erweitert.

Rentenversicherung

Keine Änderung gibt es beim Beitragssatz zur gesetzlichen Rentenversicherung. Dieser bleibt auch 2025 stabil bei 18,6%. Was jedoch steigt ist die Hinzuverdienstgrenze für Renten wegen Erwerbsminderung. Bei voller Erwerbsminderung ergibt sich 2025 eine jährliche Hinzuverdienstgrenze von ca. 19.661 EUR; bei teilweiser Erwerbsminderung von ca. 39.322 EUR.

Tariftreuegesetz

Zum 01.07.2025 soll das Tariftreuegesetz in Kraft treten. Zum jetzigen Zeitpunkt ist lediglich der Gesetzesentwurf veröffentlicht, der am 27.11.2024 vom Bundeskabinett beschlossen wurde.

Das Tariftreuegesetz soll Nachteile, die tarifgebundene Unternehmen im Wettbewerb um öffentliche Aufträge und Konzessionen des Bundes haben, beseitigen. Ab einem geschätzten Auftrags- oder Vertragswert in Höhe von 30.000 EUR sowie bei öffentlichen Bauaufträgen und Baukonzessionen in Höhe von 50.000,00 EUR müssen den beschäftigten Arbeitnehmer*innen tarifvertragliche Arbeitsbedingungen gewährt werden.

Untergrenze für Midijob / Übergangsbereich

Aufgrund der Anpassung der Minijobgrenze auf 556 EUR monatlich, wird die Untergrenze für den Übergangsbereich auf 556,01 EUR erhöht. Die Obergrenze bleibt jedoch bestehen, sodass im Jahr 2025 Beschäftigte, die zwischen 556,01 EUR und 2.000,00 EUR erhalten, als sog. Midijobber nur einen reduzierten Beitragsanteil zur Sozialversicherung tragen.

Stand: 29.01.2025

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Sabine Stölzel (Rechtsanwältin, Fachanwältin für Arbeitsrecht)

Jacqueline Unger (Rechtsanwältin)

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Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Ausgangspunkt war der vorgenannte Beschluss des BAG vom 13.09.2022, in welchem dieses feststellte, dass ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems aus dem Grund nicht bestehe, da es hierfür bereits eine gesetzliche Verpflichtung gibt. Wir hatten in unserem Beitrag zur Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung bereits darüber berichtet.

Das BAG hatte die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung darin aus der unionsrechtskonformen Auslegung des § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) abgeleitet. Das Arbeitszeitgesetz selbst sieht in seiner aktuellen Fassung nur vor, dass eine über acht Stunden täglich hinausgehende Arbeitszeit zu erfassen ist.

Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat nunmehr am 18.04.2023 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes veröffentlicht, durch welchen die Vorgaben des BAG sowie des Europäischen Gerichtshofs zur Arbeitszeiterfassung näher ausgestaltet werden.

Demnach werden Arbeitgeber künftig verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen. Die Art und Weise der elektronischen Aufzeichnung wird dabei nicht näher bestimmt, sodass dies sowohl durch Zeiterfassungsprogramme als auch Apps oder Computerprogramme (z.B. Excel-Tabellen) umgesetzt werden kann.

Auch kann der Arbeitgeber diese Pflicht auf Dritte, damit den Arbeitnehmer, delegieren. Der Arbeitgeber bleibt jedoch verantwortlich und hat durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass Verstöße gegen die gesetzlichen Bestimmungen zu Dauer und Lage der Arbeits- und Ruhezeiten bekannt werden.

Der Arbeitnehmer hat einen Auskunftsanspruch über die aufgezeichneten Arbeitszeiten und kann eine Kopie der Aufzeichnungen verlangen. Der Betriebsrat hat ein Einsichtsrecht in die Arbeitszeitaufzeichnungen. Die Arbeitszeitnachweise sind mindestens zwei Jahre vom Arbeitgeber aufzubewahren. Auf Verlangen der Aufsichtsbehörde sind die Unterlagen auch am Ort der Beschäftigung bereitzuhalten, bei Bauleistungen auf der Baustelle.

Übergangsregelungen und Ausnahmen

Der Referentenentwurf sieht eine Öffnungsklausel für abweichende Regelungen durch Tarifvertrag oder aufgrund eines Tarifvertrages in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung vor, und zwar in Bezug auf die elektronische Form und den Zeitpunkt der Aufzeichnungspflicht, welcher damit bis zu sieben Tage hinausgeschoben werden kann.

Arbeitgeber, die nicht mehr als zehn Arbeitnehmer beschäftigen, können weiterhin die Arbeitszeiten in nichtelektronischer Form erfassen. Um aber allen anderen Arbeitgebern Zeit für die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems zu geben, werden Übergangsfristen – je nach Betriebsgröße zwischen einem bis zu fünf Jahren nach Inkrafttreten des Gesetzes – eingeräumt. Diese Übergangsregelung gilt -wohlgemerkt- nur für die Einführung der elektronischen Form, nicht aber für die Pflicht zur Zeiterfassung als solche.

Praxistipp:

Es ist davon auszugehen, dass das Gesetz – unter Umständen mit einigen Modifikationen – zeitnah eingebracht und in Kraft treten wird. Eine Belehrung der Arbeitnehmer sowohl über die Erfassungspflicht als auch über die Vorschriften hinsichtlich Höchstarbeitszeit sowie Pausen- und Ruhezeiten ist wichtiger denn je. Aufzeichnungen sollten regelmäßig kontrolliert und ein System zu Meldungen über Verstöße eingerichtet werden. Es bleibt zudem abzuwarten, ob auch für Leitende Angestellte eine Arbeitszeiterfassung zu erfolgen hat. Da der Referentenentwurf die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung durch das ArbZG begründet, wären Leitende Angestellte -anders als im ArbSchG- von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen. Ob diese für die Praxis äußerst wichtige Frage noch rechtzeitig bis zum Inkrafttreten des Gesetzes geklärt werden kann, ist nur zu hoffen.

Stand: 16.06.2023

Ansprechpartner:

Sabine Stölzel (Rechtsanwältin, Fachanwältin für Arbeitsrecht)

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Ein Tätigwerden des Gesetzgebers ist diesbezüglich nicht mehr notwendig. Nicht geregelt bleibt aber weiterhin, ob die Pflicht zur Zeiterfassung auch für leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG besteht und in welcher Form die Zeiterfassung erfolgen muss.

Ausgangspunkt

Ausgangspunkt der Entscheidung war der Antrag eines Betriebsrates auf Mitbestimmung zur Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems. Der Betriebsrat bezweckte die gerichtliche Feststellung, dass ihm ein Initiativrecht zur Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems zustehe. Das Landesarbeitsgericht Hamm hatte dem Antrag des Betriebsrates in seinem Beschluss vom 27.07.2021, 7 TaBV 79/20 stattgegeben. Die hiergegen eingelegte Rechtsbeschwerde hatte Erfolg, allerdings mit einer anderen Begründung als erwartet.

Entscheidung des BAG

Das BAG  stellte in seiner Entscheidung fest, dass ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates nur bestehe, sofern keine gesetzlichen oder tariflichen Regelungen existieren. Eine solche gesetzliche Regelung sieht das BAG hinsichtlich der Erfassung der Arbeitszeiten in § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Danach sei bei unionsrechtskonformer Auslegung von § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG jeder Arbeitgeber gesetzlich zur Erfassung der Arbeitszeiten seiner Arbeitnehmer verpflichtet.

Bedeutung für die Praxis

1. Erfassungspflicht

Ähnlich wie der Europäische Gerichtshof in seinem Stechuhr-Urteil ist also auch nach Auffassung des BAG Zeiterfassung eine Maßnahme des Arbeits- und Gesundheitsschutzes. Legt man § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG unionsrechtskonform (unter Berücksichtigung des EuGH-Urteils zur Arbeitszeiterfassung) aus, ist auch die Arbeitszeiterfassung Teil der geeigneten Organisation des Arbeitsschutzes.

2. Aufzeichnungspflicht

Die Daten aus der Arbeitszeiterfassung müssen aufgezeichnet werden, damit die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit (z.B. tägliche Höchstarbeitszeit, Pausenzeiten, Ruhezeiten etc.) überprüfbar sind. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden im Betrieb erfasst werden können.

Aus Arbeitgebersicht bedeutet dies zudem: Das zur Verfügung gestellte System zur Erfassung der Arbeitszeiten muss auch tatsächlich im Unternehmen verwendet und von den Arbeitnehmer*innen genutzt werden.

3. Gestaltung

Bezüglich des „Wie“ der Arbeitszeiterfassung besteht noch ein Gestaltungsspielraum. Voraussetzung ist allerdings immer die Verwendung eines objektiven und verlässlichen Systems. Das bedeutet, dass es nicht manipulierbar sein darf.

Statt einer Durchführung durch den Arbeitgeber selbst, kann eine Anweisung zur Selbstaufzeichnung an die Arbeitnehmer*innen erteilt werden. Die Zeiterfassung ist auch nicht zwingend elektronisch vorzunehmen, sondern kann derzeit noch auf Papier erfolgen. In diesem Fall ist jedoch darauf zu achten, dass die Aufzeichnungen mittels eines dokumentenechten Stiftes erfolgt (z.B. Kugelschreiber). Auch sollte sich der Arbeitgeber bewusst sein, dass eine Abzeichnung von „Stundenzetteln“ durch den Arbeitgeber grundsätzlich eine Duldung von Überstundenleistungen darstellt.

4. Umsetzung

Da das BAG seine Auffassung auf ein bereits bestehendes Gesetz stützt und zudem keine Übergangsfrist eingeräumt hat, ist die Arbeitszeit ab sofort zu erfassen.

5. Mögliche Ausnahmen

Wie dargestellt, stützt das BAG seine Entscheidung auf das Arbeitsschutzgesetz. Das Arbeitsschutzgesetz selbst schließt allerdings leitende Angestellte nicht von seinem Anwendungsbereich aus, sodass in der juristischen Literatur vertreten wird, dass der Beschluss des BAG dazu führt, dass auch leitende Angestellte Arbeitszeiten erfassen müssen.

Ob diese Ansicht rechtlich überzeugen kann, darf jedoch angezweifelt werden. Denn das BAG selbst verweist in seinem Beschluss nur auf „normale“ Arbeitnehmer nach § 5 Abs. 1 BetrVG, wohingegen kein Bezug auf leitende Angestellte genommen wird, die in § 5 Abs. 3 BetrVG definiert werden. Zudem verweist das BAG ausdrücklich darauf, dass die Richtlinien der Europäischen Union gewisse Ausnahmen von der Arbeitszeiterfassung durch den nationalen Gesetzgeber ermöglichen. Hiervon hat der Gesetzgeber bereits 1994 in § 18 Abs. 1 ArbZG auf Grundlage der damals geltenden Richtlinie 93/104/EG Gebrauch gemacht und leitende Angestellte ausdrücklich von der Anwendbarkeit des Arbeitszeitgesetzes ausgenommen.

Solange der deutsche Gesetzgeber die durch den EUGH vorgeschriebenen inhaltlichen Vorgaben zur Arbeitszeit nicht im Arbeitszeitgesetz –neu- geregelt hat, wird diese Frage nicht eindeutig beantwortet werden können.

Praxistipp:

Wir empfehlen, zunächst die Zeiterfassung für alle Arbeitnehmer*innen zumindest in Papierform anzuweisen. Hierzu sollte der Arbeitgeber Vorgaben hinsichtlich der festzuhaltenden (Mindest-)Daten machen, wie bspw. Beginn, Ende, Pause) und die Durchführung stichprobenartig kontrollieren.

Verfahrensgang:

BAG, Beschluss vom 13.09.2022, Az.: 1 ABR 22/21 

LAG Hamm, Beschluss vom 17.07.2021, Az.: 7 TaBV 79/20 

ArbG Minden, Beschluss vom 15.09.2020, Az.: 2 BV 8/20

Stand: 06.01.2023

Ansprechpartner:

Sabine Stölzel (Rechtsanwältin, Fachanwältin für Arbeitsrecht)

Melanie Wilhelm (LL.M., Rechtsanwältin)

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